Как сверить остатки с Wildberries и найти причину расхождения

1. Сравнивайте учёт с полным контуром WB

По вашему учёту на WB лежит 1 240 единиц, в остатках WB — 1 187 (числа условные). Первая мысль — «WB потерял», вторая — «ошибка в таблице». Часто не верно ни то, ни другое: большая часть разницы — товар, который находится там, где его не посчитали. Частая ошибка — сравнивать «отправили на WB минус продали» только с количеством, доступным к продаже. Ваш товар в системе WB бывает на складе, в пути к клиенту (заказан, но не выкуплен) и в пути от клиента (отказ или возврат едет обратно). Товар в пути может показываться отдельно от доступного остатка; проверьте, где он виден в вашем кабинете, и прибавьте его. С вашей стороны тоже нужна одна формула.

Все слагаемые в формуле — количество товара. Каждую подтверждённую потерю вычитайте один раз. Денежное возмещение учитывайте отдельно в рублях: выплата компенсации повторно не уменьшает остаток. Ключевое слово — «принято»: приход на WB отражайте по данным приёмки поставки, а не по своей накладной.

2. Разберите возможные причины

Расхождение приёмки возникает на обеих сторонах: недовложение при сборке коробов, ошибка сканирования, повреждённая этикетка, брак при приёмке. Если вести приход по отправленному, такая разница навсегда останется минусом, который вы будете искать на складе.

Пересорт не теряет деньги, но мешает продажам: карточка показывает наличие размера, которого на складе нет, и наоборот. Его проверяют раньше, чем подозревают пропажу.

Ошибки собственного учёта встречаются чаще, чем кажется: вывоз со склада WB не проведён, продажа со своего склада списана как продажа с WB или наоборот, возврат учтён дважды из двух отчётов, ручная корректировка «чтобы сошлось» давно забыта, новая поставка заведена с ошибкой в количестве.

Остаток — снимок на момент выгрузки, а продажи и возвраты — поток за период, и отчёты WB могут приходить со своей задержкой. Остатки на вечер пятницы, продажи до четверга и отчёт за прошлую неделю дадут разницу, которой нет.

3. Пройдите сверку по шагам

Порядок можно повторить в таблице.

1. Выберите дату отсечки и делайте все выгрузки на неё. Удобнее дата, по которой продажи, возвраты и удержания в отчётах WB уже закрыты.
2. Возьмите стартовый остаток прошлой согласованной сверки. Если сверки не было, зафиксируйте текущие остатки WB как стартовые: восстанавливать прошлые месяцы обычно дорого.
3. Выгрузите движения между сверками по баркоду: принято по поставкам, выкупы, возвраты после выкупа, вывозы продавцу и подтверждённые списания в единицах. Денежные возмещения выгрузите отдельно и сопоставьте с теми же случаями потери.
4. Выгрузите остатки WB на дату отсечки по всем складам: доступное плюс оба направления пути по каждому баркоду.
5. Посчитайте разницу по баркодам и разберите по порядку: незакрытая приёмка → пересорт внутри артикула → расхождение приёмки → ошибка своего учёта → кандидат в потерю.
6. Подождите один срез. Разница, исчезнувшая к следующей сверке, скорее всего была временем; державшаяся две сверки подряд — повод разбираться.
7. Закройте сверку: запишите, что согласовано, что признано пересортом и что ушло в обращение. Согласованный остаток — старт следующей сверки.

Сверяйте после каждой поставки по её баркодам, пока документы свежие, и полностью — с постоянным шагом, например раз в неделю или в месяц. Чем реже сверка, тем труднее показать, когда исчез товар.

4. Прочитайте пример на пяти баркодах

Все числа условные. «Ожидаемо» посчитано по принятому, а не по отправленному количеству.

• M сошёлся.
• L и XL — +4 и −4 внутри одного артикула. Похоже на пересорт: часть XL могла быть промаркирована как L. Исправляйте остатки в своём учёте после того, как пересорт подтвердится.
• Джоггеры сходятся по принятому. По отправленному ожидалось бы 30 + 40 − 25 + 1 = 46, и две единицы искали бы на складе, хотя их не приняли. Смотрите данные приёмки поставки.
• Худи S — минус 6 без пересорта, поставок и неучтённого вывоза. Это кандидат в потерю.

В рублях потерю оценивайте по принятому методу оценки запасов. При FIFO это стоимость списанных учётных слоёв; она не подтверждает физическую партию потерянного товара. До подтверждения списания сумма расхождения предварительная. Как считать стоимость партии, разобрано в руководстве «FIFO по партиям».

5. Если товара действительно нет

Сюда стоит приходить после шагов выше, а не вместо них: обращение по товару, который едет к клиенту или лежит соседним размером, тратит время впустую.

1. Проверьте, не было ли уже возмещения или корректировки по этим единицам в отчётах WB за период — по строкам операций, а не по итогу к выплате.
2. Соберите данные по единицам: номер и дату поставки и принятое количество, баркоды и артикулы, историю движения по баркоду, расчёт сверки с датами, документы о стоимости партии. Документы о затратах и выбранный метод оценки позволяют проверить сумму потери. Требования WB к расчёту возмещения проверяйте отдельно.
3. Проверьте порядок обращения в действующих условиях WB. Раздел, формат, сроки и база возмещения определяются актуальной офертой, а не пересказом.
4. Ведите спорные единицы отдельной строкой с количеством и стоимостью, пока нет решения: остаток для планирования не завышен, сумма не забыта.
5. Сравните компенсацию со стоимостью списания. Разницу между денежным возмещением и стоимостью уже списанных единиц учитывайте в результате по SKU. Компенсация не требует повторного списания товара. Если товар позже нашёлся, сверьте его текущее наличие и скорректируйте прежнее списание и связанные начисления без повторного прихода.

6. Проверьте свою сверку

1. Учёт сравнивается с контуром WB, включая оба направления пути.
2. Приход на WB отражён по принятому.
3. Разница посчитана по баркодам, пересорт проверен первым.
4. Все данные — на одну дату отсечки.
5. Устойчивая разница оценена в рублях по стоимости партии.

В MARKETSHELPER сверка сравнивает ваш учёт с данными WB по каждому артикулу с учётом товаров в пути к клиенту и от клиента и показывает расхождение в единицах и ориентировочно в рублях. Автоматически ничего не списывает: что это — время, пересорт или потеря, решаете вы. Обращения и претензии в WB сервис не подаёт.

Следующий шаг: посмотреть, как устроена сверка остатков в MARKETSHELPER →